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Organização de Arquivos
Organização de arquivos e eficiência: A organização de arquivos é um procedimento que tem como finalidade principal criar formas de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas. Traz inúmeras vantagens que passam pelo ganho de tempo, segurança da informação (muitos documentos são perdidos devido a falta de organização) e economia (otimização) de espaço.
Acesso rápido aos documentos: Cabe destacar o ganho em termos de praticidade com o rápido acesso aos documentos arquivados, através de sistemas próprios de informática ou, caso seja necessário, desenvolvendo sistemas específicos, voltados para as características e necessidades da empresa. A Ozônio Soluções está preparada para desenvolver sistemas sob medida, via web ou em funcionamento local.
Arquivo morto: As Soluções Ozônio para organização de arquivos compreendem a digitalização de documentos para armazenagem em arquivo morto. Esse procedimento é muito utilizado para documentos em quarentena, que podem ser requeridos a qualquer momento mas, provavelmente não serão.
Descarte Seguro - Tabela de temporalidade: Tabela de temporalidade é o instrumento com o qual se determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo. O descarte seguro deve obedecer as regras previstas no que diz respeito a guarda de documentos por longo tempo ou possibilidade de descarte.
Principais vantagens da organização de documentos:
Preservação dos documentos existentes: aumento da vida útil do documento em papel.
Economia de espaço: solução para os problemas espaciais de armazenamento e procura de arquivos.
Agilidade na consulta: acesso facilitado aos documentos, através de índices contínuos em pastas.
Soluções avançadas para:
- - Organização de Documentos Fiscais
- - Organização de Documentos Contábeis
- - Organização de Arquivos e Protocolos
- - Organização de Arquivos e Pastas
- - Organização de Arquivo Morto
- - Organização de Arquivo Escolar
- - Organização de Arquivos Empresariais
- - Organização de Empresas (adequação a normas e legislações)
- - Organização de Escritório de Advocacia
- - Organização de Escritório Contábil
- - Organização de Escritório de Contabilidade
- - Organização de Consultórios
- - Organização de Arquivo Jurídico