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Gerenciamento de Retenção de Documentos
O acúmulo crescente de documentos nas empresas, produzidos ao longo dos anos, geram altos custos com armazenagem e gerenciamento de arquivos, além de dificultar o acesso aos documentos mais importantes. Ao mesmo tempo o descarte equivocado desses documentos pode expor a empresa a questões legais, ou, a não conformidade.
A Ozônio oferece soluções em Gerenciamento de Retenção de Documentos, elaborando um minuncioso projeto, baseado na jurisprudência do setor de atuação, normas de mercado, conformidades e a prescrição dos documentos (por lei). Nossa consultoria possibilita a autonomia da empresa a longo prazo, orientando e construindo um plano permanente de retenção de documentos (gerenciamento de versões, tabela de temporalidade de documentos, seleção de normas e leis, dentre outros);
Principais Vantagens:
>> Autonomia na retenção de documentos: a criação de um plano permanente de retenção possibilita que a própria empresa (ao final das etapas da consultoria) gerencie seu arquivo, através da criação da tabela de temporalidade de documentos, banco de normas, banco de leis, manual de práticas e assistência técnica personalizada.
>> Otimização do espaço físico de armazenamento;
>> Economia de tempo em consulta em arquivos;
>> Conformidade com leis e normas;
O que acompanha nossa consultoria:
Organização de arquivos e eficiência: A organização de arquivos é um procedimento que tem como finalidade principal criar formas de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas. Traz inúmeras vantagens que passam pelo ganho de tempo, segurança da informação (muitos documentos são perdidos devido a falta de organização) e economia (otimização) de espaço.
Acesso rápido aos documentos: Cabe destacar o ganho em termos de praticidade com o rápido acesso aos documentos arquivados, através de sistemas próprios de informática ou, caso seja necessário, desenvolvendo sistemas específicos, voltados para as características e necessidades da empresa. A Ozônio Soluções está preparada para desenvolver sistemas sob medida, via web ou em funcionamento local.
Arquivo morto: As Soluções Ozônio para organização de arquivos compreendem a digitalização de documentos para armazenagem em arquivo morto. Esse procedimento é muito utilizado para documentos em quarentena, que podem ser requeridos a qualquer momento mas, provavelmente não serão.
Descarte Seguro - Tabela de temporalidade: Tabela de temporalidade é o instrumento com o qual se determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo. O descarte seguro deve obedecer as regras previstas no que diz respeito a guarda de documentos por longo tempo ou possibilidade de descarte.