Digitalização de Documentos

A Ozônio apresenta suas soluções para transformar acervos em papel em coleções digitais.

Principais vantagens da digitalização de documentos:

Simultaneidade de acesso: um documento digital pode ser distribuído em rede interna ou web, ficando disponível para o acesso simultâneo a diferentes usuários.

Segurança da informação: reduz a possibilidade de extravio ou eliminação equivocada, pois o original se mantém preservado e ainda conta com o recurso de restauração do histórico.

Economia de espaço: solução para os problemas de armazenamento e procura de arquivos.

Restrição de acesso: um arquivo digital permite a restrição a usuários selecionados ou limita suas formas de operação.

Múltiplas formas de organização dos arquivos e diretórios: documento em papel somente pode ser organizado por um tipo de ordenação, sendo que um documento digitalizado (imagem digital) possibilita vários tipos de ordenação, facilitando o acesso e pode pertencer simultaneamente a diferentes grupos de documentos.

Agilidade na consulta: o acesso aos documentos pode ser realizado através de índice (sumário) em um CD/DVD ou através da plataforma web com sistema de busca, neste caso, podendo ser acessado em qualquer lugar do mundo, através de um computador conectado à internet.

Compartilhamento da Informação: os documentos digitais possibilitam o compartilhamento da informação, seja por e-mail, rede interna ou sistema de informação.

Soluções por área:

Diferenciais Ozônio

Pré-tratamento: preparamos os documentos para digitalização, removendo grampos, planificando as folhas, higienizando, pré-organizando e classificando os documentos conforme suas propriedades.

Digitalização: transformação do documento físico em PDFs leves e pesquisáveis (permitindo a localização automática de palavras). Remoção do sangramento da folha (manchas nas bordas encontradas em folhas antigas), reforço de contraste em letras apagadas (papel de fax, comprovantes bancários e etc.), compactação do arquivo para leitura rápida e reconhecimento de texto (OCR)..

Indexação: parte fundamental do processo. Permite a localização de um documento presente na coleção digital através da busca por palavras-chave: assunto, data, título ou até mesmo o cruzamento de dois campos de busca (busca avançada).

Sistema de busca e armazenamento na Web: o sistema de busca no material indexado pode ser hospedado nos computadores locais da empresa, em rede interna ou na internet. A Ozônio oferece seus servidores para o armazenamento sem custo adicional.

Equipes Móveis: são instalados bases de digitalização de documentos na sede da organização contratante, caso haja impossibilidade da retirada do material. Em geral, a digitalização é realizada na sede da Ozônio.

Rastreabilidade por lote: classificamos as caixas box por lote e fazemos a referência à essa marcação na indexação eletrônica, facilitando não só o acesso ao arquivo digital, mas também poupando tempo de busca quando for necessário a consulta no arquivo original, em papel.

Equipamentos de produção: a parceria em compras de equipamentos com japonesas e norte-americanas garante o fornecimento das melhores linhas de produtos, dando a Ozônio o suporte para altos volumes de digitalização de documentos, em curto espaço de tempo e alta qualidade.

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