Digitalização de Arquivo Morto
As Soluções Ozônio para digitalização de arquivo morto visam atender as necessidades do setor empresarial no gerenciamernto de espaço físico, na gestão documental, organização e compartilhamento da informação, assim como para a preservação das versões originais em papel.
Vantagens da Digitalização de Arquivo Morto:
Digitalização: transformação do documento físico em PDFs leves e pesquisáveis (permitindo a localização automática de palavras). Remoção do sangramento da folha (manchas nas bordas encontrada em folhas antigas), reforço de contraste em letras apagadas (papel de fax, comprovantes bancários e etc.), agrupamento e ordenação por data dos documentos digitais.
Indexação: parte fundamental do processo. Permite a localização de um documento presente na coleção digital através da busca por palavras-chave: assunto, data, ou até mesmo o cruzamento de dois campos de busca (busca avançada).
Sistema de busca e armazenamento na Web: o sistema de busca no material indexado pode ser hospedado nos computadores locais da empresa ou na internet. A Ozônio oferece seus servidores para o armazenamento sem custo adicional.
Equipes Móveis: É instalado stands de digitalização de documentos na sede da organização contratante, caso haja impossibilidade da retirada do material. Em geral, a digitalização é realizada na sede da Ozônio.
Rastreabilidade por lote: classificamos as caixas box por lote e fazemos a referência à essa marcação na indexação eletrônica, facilitando não só o acesso ao arquivo digital mas também poupando tempo de busca quando for necessário a consulta no arquivo original em papel.
Acondicionamento Posterior dos Documentos em Papel
Após o processo de digitalização dos documentos,
o material é acondicionado corretamente e organizado por pasta
de arquivo, referenciada no sumário eletrônico. Isso possibilita
que o documento original (em papel) seja facilmente encontrado caso
haja necessidade.
